Cuando hablamos de ahorra tiempo no nos referimos a aprender a gestionar nuestro tiempo, mucha gente cree que nos referimos a poder hacer mas cosas, como si nuestra finalidad fuese convertirnos en Superman para poder hacer de todo, ni mucho menos.
La idea no es tener mas tiempo para poder hacer muchas cosas, la idea es tener tiempo para hacer las cosas realmente importantes, dedicarle tu tiempo que es muy valioso para las cosas realmente importantes y no gastarlo en cosas que se puedan automatizar.
¿Vale muy bien, pero como ahorro tiempo realmente?
Hay muchas formas, si buscas seguro que encontraras cientos de páginas que te dan ayudas, te informan y te aconsejan, todo muy bien muy bonito, pero yo prefiero ir al grano.
Te voy a dar dos ideas sencillas: Delegar y Automatizar
¿Qué te parece?, yo creo que son dos conceptos sencillos para ahorrar tiempo y que se pueden empezar a usar casi desde este mismo momento, esta claro que no para todo el mundo ni en todo momento, pero si lo piensas bien tendrás mas momentos de los que crees.
Delegar
Nos referimos en que no debes hacer todo el trabajo tu solo, que debes compartir tu trabajo/tareas con otras personas, lógicamente tu tendrás tu trabajo que solo tú puedes hacer, pero seguro que hay cosas que haces de continuo que puedes delegarlo en otras personas.
Nosotros en nubeCRM tenemos muy claro que lo que yo empiezo no tengo por que terminarlo yo, tan sencillo como que yo encuentro el cliente, yo creo la oportunidad de venta de un producto/servicio pero ¿Por qué tengo que ir haciendo yo el seguimiento?, puedo delegar a un compañero/a que llame dentro de una semana al cliente para preguntarle como esta el tema por ejemplo, yo he hecho el primer paso, después delego a compañero/a para que continue el trabajo y así yo tengo “tiempo” para las cosas realmente importante.
Esto es un ejemplo pero seguro que se te ocurren cientos de opciones que puedes delegar.
Para delegar hay varios puntos muy muy importantes:
- Delegar las cosas concretas, todo lo que no sea critico para ti o sencillamente los trabajos que pueden hacerlo personas mas capacitadas. También puedes delegar las tareas que tienen un coste inferior a tu trabajo.
- Delega tareas que hagan crecer a tus compañeros/as , si algo puede ayudar a tu compañero a conseguir un beneficio o simplemente un aprendizaje.
- Da instrucciones claras, no simplemente le digas a tu compañero “llama a XXX”, dale un contexto y unas indicaciones de que tiene que hacer.
- Has un seguimiento de las tareas delegadas, esto es también importante, no es lo mismo tener que hacer tu las llamadas que revisar un par de semanas después de que todo se haya realizado, aunque hayas delegado tienes que tener un pequeño seguimiento para saber que las cosas se han hecho
- Agradece a tus compañeros/as el trabajo realizado, alaba el trabajo bien hecho, sugiere mejoras y acepta criticas sobre trabajos delegados, todo enfoque es agradecido para mejorar tanto tu como tus compañeros
Automatizar
La idea de la automatización es que la tecnología realice tareas sin que tu tengas que realizar casi nada, que haga tareas monótonas y repetitivas ella sola y tu tengas “tiempo” para lo realmente importante.
Un ejemplo muy claro son las facturas que se le envía a los clientes, si tienes 100 clientes de servicio y cada mes tienes que enviarle sus facturas esto es un trabajo continuo que tienes que dedicarle mucho tiempo, si lo automatizas solo tendrás que hacer el trabajo la primera vez, después lo hará solo ¿te imaginas las cantidades de horas que vas a ganar cada mes solo con esto?
Para nosotros automatizar es básico. Otro ejemplo podría ser un presupuesto, tan sencillo como yo le creo un presupuesto a un cliente, antes lo creábamos en un Word, lo guardábamos bien categorizado en nuestro servidor para después poder encontrarlo yo y mis compañeros, entraba en el Outlook, nuevo email y se lo enviaba al cliente y me ponía una tarea para mañana de llamar al cliente para comentar el presupuesto y si tenia alguna duda, esto parece que no pero al final era un buen rato de trabajo.
¿Cómo lo hago ahora?, entro en nubeCRM, me voy al cliente y creo su oportunidad de negocio, creo su presupuesto, desde la misma plataforma le envío el presupuesto al cliente con un solo click y me genero una actividad de llamada para mañana, esto a nosotros nos ahorraba una media hora de trabajo por cada presupuesto, puede parecer poco pero al cabo de un año es mucho tiempo y sobre todo lo tenemos todo controlado y bien ordenado, si esto lo sumamos a una empresa de 5 o 6 comerciales imaginar la cantidad de tiempo que se ahorran.
Claro está también el cliente debe aceptarme el presupuesto, lo ideal es que me lo firme, antes el cliente tenía que imprimírselo, firmarlo y enviármelo por email, ahora lo puede hacer todo desde la misma plataforma y desde el móvil si lo desea, ahorrarle tiempo al cliente también es importante, es importante tener al cliente contento.
Tan sencillo busca formas y alternativas para ganar ahorra tiempo, es importante para ti, mas de lo que mucha gente cree.