En este curso vamos a ver rápidamente como funciona la parte de Soporte a tu cliente, como crear un ticket, hacer hojas de trabajo, crear contratos y proyectos y vincularlo con un ticket.
A la hora de crear una ticket puedes hacerlo desde el menú lateral o desde el propio cliente, recomendamos hacerlo desde el cliente, vamos a continuar con el cliente que creamos en la parte 1 del curso
El ticket de soporte es un registro de un servicio/problema de un cliente. La idea del ticket es después poder tener controlado las horas y técnicos dedicados para solucionar el problema.
A la hora de crear el ticket solo es necesario el asunto, es lo que veras tu y tu cliente y el detalle, donde explicaremos lo mas claro posible el problema.
Después de crear el ticket nos llevara a su ficha
Un servicio es donde podrás controlar y limitar las horas dedicadas a un servicio de un cliente, como por ejemplo un contrato mensual de 8h o un pack de 16h. Esto esta muy pensado para un control de horas, en plan si yo a un cliente le hago un servicio de 8 horas y voy gastando horas por ticket que ha tenido, saber en que momento ya no le quedan horas y poder hablar con el cliente para aumentar las horas o crear un nuevo servicio. El sistema no te va a dejar crear hojas de trabajo a servicios de más horas de las que le hayas asignado.
Al crear el servicio como las otras veces si se lo creamos desde el cliente nos seleccionara el cliente, si no deberemos ponerlo nosotros.
Los servicios tienen nombre descriptivo, fecha de inicio y fecha fin y tiempo de contrato, una utilidad interesante es si son contratos mensuales fijos el “Generación automática mensual”, si lo marcas cada principio de mes te generara un contrato idéntico al que estas creando.
Al guardar el servicio te llevara a su ficha, donde podrás ver las horas contratadas, las horas usadas y las horas disponibles en todo momento.
Los proyectos es otro concepto, esta pensado para controlar el estado de un proyecto en particular, saber cuantas horas has dedicado, su coste y ver indicadores propios de un proyecto.
La parte de proyecto damos muchas opciones de datos a añadir, obligatorio solo es el nombre del proyecto pero también tenemos mucho más campos como son su valoración, las horas presupuestadas, el porcentaje realizado, el albarán/factura o presupuesto vinculado y la forma de pago, son datos interesantes a rellenar pero no son obligatorios.
Ya que tenemos servicios y proyectos lo siguiente son las hojas de trabajo. La idea de esta funcionalidad es guardar todas las acciones que has hecho sobre un ticket, controlar el tiempo dedicado, los artículos usados, el trabajador asignado, podrás vincularlo con un servicio para controlar las horas dedicadas o con un proyecto para saber cuántas horas has dedicado.
Cuando le das a hacer una hoja de trabajo deberás seleccionar el cliente y ticket ( si vienes del ticket ya te lo pondrá solo ) y ahora si quieres un servicio o proyecto, no es obligatorio y puedes vincularlo a ninguno, a uno o a los dos.
Si seleccionas el servicio te avisara de las horas disponibles.
A continuación, los datos necesarios sería el asunto, el usuario asignado y la fecha, son campos necesarios y obligatorios.
La otra parte interesante para tener controlado las horas dedicadas es justamente las horas, tenemos hora de entrada, hora de salida, total horas, desc. Horas y horas trabajadas.
El campo descuento horas esta pensado por ejemplo para ir a comer, puedes marcar que has llegado a las 9:00 y trabajado hasta las 16:00 y añadirle una hora de ir a comer, así se asignara correctamente las horas.
En este caso el sistema no nos deja guardar con el servicio que generamos antes por que son 6 horas y el servicio solo son 5 horas.
También podrás añadirle artículos si fuese necesario.
A la hora de guardar tenemos la opción de guardar y la opción de Guardar y firmar, si le damos a Guardar y firmar el sistema nos llevará a una ventana donde el cliente podrá firmar.
Después de guardar nos llevara a la ficha de la hoja de trabajo.
Igual que hicimos en el curso de presupuestos podremos enviarle la hoja de trabajo fácilmente a nuestro cliente, el no recibirá la hoja de trabajo en PDF si no que recibirá un enlace para ver la hoja de trabajo en tu área de cliente
Así lo recibirá el cliente:
Y así lo vería el cliente cuando le dé al acceso:
